Jest nieźle, ale obywatele oczekują więcej

Administracja elektroniczna w UE działa coraz lepiej, ale obywatele oczekują więcej - uważa Komisja Europejska. Celem do 2015 r. jest, by połowa obywateli UE i 80 proc. firm korzystało z e-administracji. Kraje mogą wspierać jej rozwój z unijnych funduszy.

Według danych KE, obecnie blisko połowa obywateli UE (46 proc.) posługuje się internetem, aby znaleźć pracę, skorzystać z biblioteki publicznej, złożyć deklarację podatkową, zgłosić narodziny dziecka, złożyć wniosek o paszport lub skorzystać z innych usług administracji elektronicznej. 80 proc. obywateli twierdzi, że usługi publiczne on-line pozwalają zaoszczędzić czas, 76 proc. docenia ich wygodę i elastyczność, a 62 proc. twierdzi, że dzięki nim wydaje mniej pieniędzy.

Od grudnia 2010 r. KE i władze państw członkowskich pracowały nad rozszerzaniem i poprawą usług w ramach unijnego planu działań na rzecz e-administracji. KE przedstawi kolejne sprawozdanie z postępów przed końcem 2013 r.

Ze sprawozdania za 2012 r. wynika, że Polska jest w tyle, jeśli chodzi o odsetek obywateli używających internetu do kontaktów z administracją publiczną (ponad 30 proc.), podczas gdy w przypadku najbardziej zaawansowanych pod tym względem krajów odsetek ten wyniósł ok. 60 proc. (np. Dania, Wielka Brytania, Szwecja i Finlandia). Polska znajduje się bliżej średniej pod względem dostępności przez internet takich usług jak szukanie pracy, zakładanie przedsiębiorstwa i zapisy na uczelnie (ponad 70 proc).

Według rankingu ONZ z 2012 r. W. Brytania jest trzecim najbardziej zaawansowanym krajem świata w zastosowaniu internetu przez rząd, ustępując miejsca tylko Korei Płd. i Holandii (Polska jest na 46. miejscu). Wspólna strona agend rządowych www.gov.uk zawiera informacje o świadczeniach, podatkach, oświacie, obywatelstwie, prawie jazdy itd. i sposobach komunikowania się z rządowymi agendami.

Zastosowanie technologii informatycznych pomyślane jest na Wyspach jako sposób na podniesienie jakości usług rządowych i zmniejszenie kosztów administracji. Dodatkowo e-administracja jest ważną gałęzią gospodarki i stanowi ok. 1 proc. brytyjskiego PKB (ok. 15 mld funtów rocznie). Dalszą ekspansję hamują m.in. obawy o zachowanie prywatności obywateli. Kontrowersje wywołują plany digitalizacji prywatnych zapisków lekarskich o pacjentach i powstawanie różnych, kolejnych baz danych.

W Szwecji liderem e-administracji jest fiskus, uważany za wzór do naśladowania dla innych jednostek administracji. Poprzez internet można m.in. rozliczyć się z podatku, zarejestrować działalność gospodarczą lub zgłosić miejsce pobytu (rodzaj zameldowania).

Komunikacja z urzędem jest możliwa dzięki e-legitymacji, programowi wgrywanemu do komputera, który potwierdza tożsamość użytkownika. E-legitymację można otrzymać bezpłatnie w banku, w którym dana osoba posiada internetowe konto, wówczas służy ona jednocześnie do operacji bankowych. Elektroniczny dowód tożsamości można też wyrobić u operatorów telefonii komórkowej.

W szwedzkim urzędzie skarbowym mniej skomplikowane czynności można wykonać bez potwierdzania tożsamości za pomocą e-legitymacji. Aby uzyskać papierowe zaświadczenie o miejscu zamieszkania lub stanie cywilnym, wystarczy wpisać na stronie internetowej swój numer osobisty (jak polski pesel). Dokument zostanie automatycznie wysłany tradycyjną pocztą. Elektroniczne legitymacje wykorzystują też: szwedzki odpowiednik polskiego ZUS oraz CSN, czyli urząd zajmujący się wypłatą zasiłków dla studentów.

Poza tym trwa rozwój portalu internetowego www.minameddelanden.se (dosłownie moje wiadomości), dzięki któremu w jednym miejscu będzie można komunikować się z wieloma instytucjami. Na razie do wspólnego systemu oprócz urzędu skarbowego przystąpił urząd ds. transportu (prawa jazdy) oraz urząd ds. spółek (rejestracja spółek handlowych).

Pod względem zaawansowania informatyzacji administracji publicznej Niemcy należą do europejskich "średniaków". Wiele urzędów na stronach internetowych oferuje tylko informacje, nie stwarzając możliwości załatwienia sprawy na drodze elektronicznej. Często istnieje możliwość pobrania z internetu formularza, trzeba go jednak wydrukować i po wypełnieniu wysłać drogą tradycyjną. Dodatkową przeszkodą jest federalna struktura państwa - skomplikowany podział kompetencji pomiędzy władzami w Berlinie a krajami związkowymi.

Przełomu władze oczekują po obowiązującej od 1 sierpnia br. ustawie przewidującej nowe rozwiązania prawne w dziedzinie e-administracji.

Oprócz elektronicznego podpisu, który był dotychczas jedynym uznanym ekwiwalentem dokumentu papierowego, wprowadzono dwie inne formy elektronicznych formularzy: De-Mail z funkcją "potwierdzone wysłanie" oraz formularz wykorzystujący dowód osobisty, zawierający elektronicznie zapisane informacje o właścicielu.

Ustawa zobowiązuje wszystkie urzędu do akceptowania przekazywanych drogą elektroniczną dokumentów, stworzenia możliwości elektronicznego uiszczenia opłaty i uznawania kopii dokumentów. Urzędowe dokumenty w formie elektronicznej mają zastąpić dokumenty papierowe; zwiększyć ma się też dostępność dokumentów dla obywateli.

Wiele instytucji na własną rękę, nie oglądając się na całościowe regulacje, wprowadza elektroniczne rozwiązania. I tak posłowie Bundestagu otrzymują od niedawna wszystkie projekty ustaw i inne parlamentarne dokumenty w formie elektronicznej. Tylko na wyraźną prośbę administracja parlamentu wysyła zainteresowanej osobie dokumenty w formie papierowej.

Rząd Portugalii sam zalicza się do czołówki państw zaawansowanych w e-administracji. Szacuje się, że ponad 90 proc. instytucji administracji rządowej oferuje obywatelom usługi i informacje za pośrednictwem internetu. W skali samorządowej wskaźnik ten oceniany jest na 75 proc.

Podobnie jak w innych krajach, jednym z najbardziej zaawansowanych informatycznie resortów są służby finansowo-podatkowe. Obywatele mogą elektronicznie wypełnić PIT, złożyć zapytanie do urzędu skarbowego czy zarejestrować faktury, na podstawie których mogą otrzymać zwrot podatku. Do korzystania z tej witryny wystarczy zalogowanie się na podstawie numeru identyfikacji podatkowej i wprowadzenie kodu przesłanego pocztą przez fiskusa. Dodatkowo resort finansów regularnie wysyła drogą mailową do podatników informacje o wysokości i terminie uiszczania podatku od środków transportu drogowego. Zawarty w mailu kod pozwala opłacić podatek za pośrednictwem bankomatu.

W Czechach system elektronicznej komunikacji z urzędami wprowadzono w 2008 r. kosztem 3,5 mln euro i dziś bije on rekordy popularności. Opiera się on przede wszystkim na sieci placówek pocztowych i pozwala Czechom otrzymać na poczekaniu dane z wybranych systemów informatycznych oraz złożyć różne oświadczenia i wnioski. Czesi korzystają przede wszystkim z wypisów z rejestrów różnych instytucji oraz możliwości zrobienia uwierzytelnionej kopii dokumentu i złożenia urzędowo poświadczonego podpisu.

Elektroniczne korzystanie z danych rozszerzano stopniowo. W 2007 roku umożliwiono otrzymanie wypisu z ksiąg wieczystych i wypisu z rejestru handlowego oraz rejestru spółek w stanie upadłości. W roku 2008 poczta zaczęła wydawać świadectwa niekaralności, a rok później świadczenia rozszerzono o rejestr punktów karnych kierowcy. Wprowadzono też możliwość uwierzytelniania dokumentów i złożenia urzędowo poświadczonych podpisów oraz zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne kopie.

Ocenia się, że na czeskich pocztach wydawany jest co drugi urzędowy wypis. Mimo wielu zalet system nie jest doskonały, a Czesi narzekają na wysokie ceny usług. Problemy mają niekiedy obywatele, którzy np. mieszkają tymczasowo w Pradze, ale zameldowani są gdzie indziej, bo w celu wystawienia nowego paszportu muszą udawać się do miejsca stałego zamieszkania.