Kiedy należy nam się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie, które przysługuje pracownikowi w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę, gdy nie zdążył wykorzystać przysługujących mu dni wolnych. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent bez względu na okoliczności zakończenia zatrudnienia i nie ma tu znaczenia, kto wypowiedział umowę czy w jakich warunkach doszło do jej zakończenia.

Aby ustalić wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, konieczne jest przejście przez kilka kroków obliczeniowych. Uwzględnia się tutaj zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia pracownika. Pod uwagę bierze się ich średnią z trzech miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy. Otrzymaną kwotę dodaje się do stałej części wynagrodzenia, co pozwala na określenie tzw. podstawy ekwiwalentowej – tłumaczy Onet.

Kwotę za jeden dzień niewykorzystanego urlopu ustala się poprzez podzielenie podstawy ekwiwalentowej przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2025 wynosi 20,75. Współczynnik ten odzwierciedla przeciętną liczbę dni pracy w miesiącu po uwzględnieniu weekendów oraz dni ustawowo wolnych. Dzienną wartość następnie dzieli się przez 8 godzin, co pozwala wyliczyć stawkę za godzinę urlopu.

Choć ekwiwalent jest zwykle wypłacany przy rozwiązaniu umowy, przepisy przewidują dwa wyjątki od tej zasady. Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy pracownik i pracodawca ustalą, że niewykorzystane dni urlopowe zostaną odpracowane podczas kolejnego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy. Drugi wyjątek pozwala na niewypłacanie ekwiwalentu, jeśli w okresie wypowiedzenia pracodawca zdecyduje się skierować pracownika na urlop bez potrzeby uzyskania jego zgody.

Kodeks pracy nie precyzuje terminu, w jakim pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W praktyce najczęściej robi się to w dniu rozwiązania umowy o pracę lub razem z ostatnim wynagrodzeniem.