Czas. Jak nauczyć się go sobie organizować?

Oszczędzanie kojarzy się głównie z odkładaniem pieniędzy. Tymczasem efektywnie oszczędzać można również czas, którego coraz bardziej nam brakuje - przekonują eksperci Programu Efektywności Osobistej.

- Warto nauczyć się oszczędzania czasu nie po to, by pracować więcej, ale aby żyć przyjemniej i bardziej świadomie przeżywać każdą chwilę - tłumaczy Beata Uytenbogaardt, ekspert Programu Efektywności Osobistej (Personal Efficiency Program - PEP).

Według niej, brak czasu, na który narzekamy, wynika często z prozaicznych przyczyn, jak zgubne nawyki oraz czynniki rozpraszające.

Jednym z najczęstszych przyzwyczajeń, które "zabierają" nam czas i generują niepotrzebny stres jest odkładanie spraw na później. - Często zostawiamy temat na podjęcie w innym terminie, bo wydaje nam się, że jeszcze zdążymy lub potrzebujemy czasu na przemyślenia - mówi Uytenbogaardt z instytutu PEP WORLDWIDE Polska. Tymczasem, przez odwlekanie sprawy tracimy znacznie więcej czasu niż przy załatwieniu jej od razu, bo musimy wracać do tematu kilka razy, przypominać go sobie. Jeśli wykonujemy każdą czynność tylko jeden raz, to zyskujemy czas.

Oszczędzanie czasu utrudniają nam też rzeczy rozpraszające uwagę i odrywające od pracy, np. zbędne przerwy, pogadanki, spotkania. Dyskutujemy o problemach, a powinniśmy się im tylko przyjrzeć, poznać i od razu je rozwiązać, przekonują eksperci PEP.

Kolejnym czynnikiem, który sprawia, że tracimy więcej czasu niż potrzeba, jest bałagan utrudniający poszukiwanie dokumentów i innych rzeczy. Dlatego, warto tak zorganizować swoją przestrzeń w domu i w pracy, żeby wszystko miało swoje logiczne miejsce, pozbyć się zbędnych rzeczy i poukładać te, które mają dla nas wartość.

- Jeśli chcemy przekonać się, gdzie podziewa się nasz czas, przez kilka dni zapisujmy co robimy i ile nam to zajmuje. Jeśli dokładne notatki to za dużo, wypiszmy chociaż nagłe sprawy. Wtedy zorientujemy się, ile czasu pochłaniają niezaplanowane sytuacje, które zdarzają się codziennie - radzi Bartłomiej Sołowiej z PEP WOLRDWIDE Polska.

Według niego warto selekcjonować informacje. Po przeanalizowaniu tych, które mamy w kalendarzu, notesie, w skrzynce e-mailowej, w smartfonie najlepiej zostawić tylko wartościowe i aktualne, a pozbyć się tych, które nie są nam niezbędne. Ekspert zaleca też, by wykorzystywać wszystkie funkcje poczty elektronicznej - do filtrowania, katalogowania, automatycznego usuwania. Najlepiej archiwizować tylko ważne e-maile.

Rzeczy, które chcemy zrobić - np. wykonać telefon, spotkać się z kimś, napisać projekt - powinniśmy wpisywać do kalendarza. W ten sposób nie musimy obciążać tym swojej pamięci.

Ważne jest, by pamiętać, że nie musimy za każdym razem odbierać telefonu czy odpisywać na maila lub smsa. Jest to kwestia ustalenia priorytetów. Zawsze można oddzwonić, a sms przeczytać później, radzą eksperci PEP.

Istotą oszczędzania czasu jest też świadomość, że musimy z czegoś rezygnować. Ważne, by realizować to, co dla nas najważniejsze i najbardziej wartościowe. Jeśli się tego nauczymy, to ze spokojem zrobimy to, co wybraliśmy.

- Warto znaleźć czas na to, by nauczyć się go sobie organizować. Takie usystematyzowanie i uregulowanie naszych spraw i obowiązków pozwoli na wygospodarowanie dziennie nawet jednej godziny. W ciągu tej godziny możesz zrobić coś dla siebie, dla najbliższych. Wysiłek włożony w zmianę kilku nawyków w organizacji pracy procentuje także długofalowo: możesz odzyskać nawet sześć tygodni w roku - zachęca Beata Uytenbogaardt.

Według niej, oszczędzanie czasu daje także inne "bonusy", jak zastrzyk energii i optymizmu, poczucie, że nie ma dla nas rzeczy niemożliwych.